KI-Agenten in 38 Kommunen: Schnellere Anträge, offene Kostenrechnung
In 38 Kommunen werden derzeit 17 KI-Lösungen für die Verwaltung erprobt. Frühere Pilotprojekte zeigen teils erhebliche Zeitgewinne. Ob daraus dauerhaft geringere Kosten und bessere Entscheidungen entstehen, ist noch nicht belegt.
38 Kommunen in zwölf Bundesländern erproben derzeit KI-Agenten für Verwaltungsaufgaben. Bis Mitte Dezember 2026 sollen 17 Lösungen von Start-ups und größeren jungen Technologieunternehmen ihre Praxistauglichkeit beweisen. Die Bundesregierung bestätigte den Ausbau des sogenannten Agentic AI Hub in einer Antwort auf eine parlamentarische Anfrage vom 20. Oktober, über die der Bundestag am 27. Oktober berichtete. Die erste Testphase mit 19 Kommunen und neun Unternehmen war bereits im Frühjahr abgeschlossen worden.
Der Ausdruck KI-Agent bezeichnet hier Software, die mehrere Arbeitsschritte miteinander verbinden kann: Unterlagen auswerten, Informationen aus Fachsystemen abrufen, fehlende Angaben erkennen und einen Vorgang für die Sachbearbeitung vorbereiten. Welche Schritte selbstständig ausgeführt werden dürfen, entscheidet die konkrete Anwendung. Von einer flächendeckenden automatischen Bescheiderteilung ist in den Projektunterlagen keine Rede.
Die neue Runde umfasst sehr unterschiedliche Aufgaben. Düsseldorf und mehrere Landratsämter prüfen Unterstützung bei Vorgängen im Aufenthaltsrecht. In Mölln und Oranienburg geht es um Haushalt und Finanzcontrolling, in Erfurt und Solingen um die Bearbeitung von Bürgerhinweisen und Mängelmeldungen. Ein anderer Anbieter testet KI-Telefonagenten im Kreis Gütersloh und in Neckarsulm. Auch die Dokumentation von Verwaltungsabläufen und die Suche nach Zuständigkeiten gehören zum Programm. Mit Walldorf beteiligt sich eine weitere Stadt an der Prozessdokumentation.
Die 38 Teilnehmer reichen von kleinen Gemeinden bis zu Großstädten. Nach der Auswahl des Bundesdigitalministeriums ist eine Kommune mit weniger als 5.000 Einwohnern vertreten, zwei haben zwischen 5.000 und 20.000 Einwohnern, 14 zwischen 20.001 und 100.000, weitere 17 zwischen 100.001 und 500.000 und vier mehr als 500.000. Diese Streuung soll zeigen, ob sich eine Lösung aus einem Pilotprojekt auf Verwaltungen unterschiedlicher Größe übertragen lässt. Ein repräsentativer Querschnitt sämtlicher deutscher Kommunen ist die Auswahl dadurch noch nicht.
Die Zeitgewinne stammen aus ausgewählten Piloten
Der Bund stützt die Ausweitung auf Ergebnisse aus 20 Projekten, die von März bis Mai 2026 liefen. Bei komplexen Auskunftsanträgen nach der Datenschutz-Grundverordnung meldet das Ministerium eine Verringerung der gesamten Durchlaufzeit um mehr als 90 Prozent. In einzelnen Fällen seien dabei bis zu 28 Stunden menschlicher Arbeitszeit je Vorgang eingespart worden. Das sind zwei verschiedene Angaben: Durchlaufzeit umfasst auch Wartephasen, die Arbeitszeit nur die tatsächlich eingesetzte Bearbeitung.
Bei Anträgen auf Hilfe zur Pflege fiel die Durchlaufzeit nach Ministeriumsangaben um 45 Prozent, die reine Arbeitszeit in der Verwaltung um 31 Prozent. Für Sitzungsprotokolle wird eine Verringerung der manuellen Nachbearbeitung von ungefähr 45 auf zehn Minuten genannt. Damit gibt es konkrete Anhaltspunkte, dass sich eng umrissene, wiederkehrende Tätigkeiten beschleunigen lassen. Daraus lässt sich allerdings noch kein durchschnittlicher Zeitgewinn für eine gesamte Behörde berechnen.
Zum Abschluss der ersten Runde befanden sich laut Bundesdigitalministerium 70 Prozent der getesteten Lösungen im operativen Einsatz. 80 Prozent arbeiteten demnach bereits mit echten kommunalen Daten; bei der Umsetzung gaben 95 Prozent der beteiligten Kommunen eine hohe Zufriedenheit an. Diese Werte stammen aus einer gezielt ausgewählten Pilotgruppe. Über Fehlerquoten, die Ergebnisse nach längerer Betriebszeit oder den Vergleich mit weniger erfolgreichen, nicht ausgewählten Projekten sagen sie wenig aus.
Die Tests waren zudem klein und zeitlich begrenzt. Schon der Unterschied zwischen einem komplexen Auskunftsantrag und einem standardisierten Protokoll macht einen Mittelwert über alle Anwendungen wenig aussagekräftig. Ein überzeugender Nachweis für den Dauerbetrieb müsste zeigen, wie viele Fälle geprüft wurden, welche Qualität die Ergebnisse hatten und wie viel Nacharbeit außerhalb der gemessenen Einzelschritte anfiel.
Ein Euro Rechenkosten bezahlt noch keine Verwaltungsleistung
Für die KI-gestützte Vorprüfung von Pflegeanträgen nennt das Ministerium durchschnittliche Systemkosten von ungefähr einem Euro pro Vorgang. Gemeint sind dabei die verbrauchsabhängigen Kosten der KI-Verarbeitung, die sogenannten Tokenkosten. Sie sind kein Gesamtpreis für die Einführung oder den Betrieb. Schnittstellen zu Fachverfahren, Datenschutzprüfung, IT-Sicherheit, Wartung, Schulung, Lizenzmodelle und die Kontrolle fehlerhafter Vorschläge können weitere Ausgaben verursachen.
Auch die berichtete Ersparnis an Arbeitsminuten führt im kommunalen Haushalt nicht automatisch zu einer entsprechend niedrigeren Ausgabe. Wenn Beschäftigte gewonnene Zeit für liegen gebliebene Fälle verwenden, steigt möglicherweise die Leistung, ohne dass Personalkosten sinken. Das kann für Bürgerinnen und Bürger erheblich wichtiger sein als eine Kürzung des Etats. Eine belastbare Wirtschaftlichkeitsrechnung müsste beide Effekte getrennt erfassen.
Der Bund bereitet deshalb eine gemeinsame Beschaffungslösung vor, die er als „Digitales Kaufhaus“ bezeichnet. Ein dynamisches Beschaffungssystem soll Kommunen künftig helfen, geprüfte KI-Produkte einfacher und vergaberechtskonform einzukaufen. Als Zieltermin nennt das Ministerium Anfang 2027. Die Absicht ist dokumentiert; ein flächendeckend verfügbares Beschaffungssystem und entsprechend realisierte kommunale Einsparungen sind damit noch nicht nachgewiesen.
Besondere Aufmerksamkeit verlangt der Einsatz in Sozial- und Aufenthaltsangelegenheiten. Die europäische KI-Verordnung zählt bestimmte Systeme zur Bewertung von Ansprüchen auf wesentliche öffentliche Unterstützungsleistungen zu den Hochrisikoanwendungen. Welche Pflichten im Einzelfall greifen, hängt von Zweck und Funktionsweise der Software ab. Eine automatisierte Prüfung der Vollständigkeit ist rechtlich anders zu beurteilen als ein System, das über Leistungsansprüche mitentscheidet. Die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Datenschutz und menschliche Kontrolle verschwinden nicht, nur weil eine Anwendung als Pilotprojekt läuft.
Für die Mitarbeitenden kann ein gut eingerichteter Assistent vor allem lästige Vorarbeiten übernehmen. Wird dagegen ein fehlerhafter Vorschlag erst spät erkannt, wächst die Arbeit an anderer Stelle. Der Nutzen für Antragsteller hängt ebenso davon ab, ob sie weniger Unterlagen nachreichen müssen, verlässliche Auskünfte erhalten und Entscheidungen gegebenenfalls wirksam überprüfen lassen können. Die bisherigen Mitteilungen des Ministeriums liefern hierzu noch kein übergreifendes Ergebnis.
Die zweite Testphase endet planmäßig Mitte Dezember. Dann wird sich beurteilen lassen, ob die Anwendungen auch unter unterschiedlichen Bedingungen bestehen. Für eine Entscheidung über ihre dauerhafte Anschaffung braucht eine Kommune jedenfalls mehr als die beeindruckendste Prozentzahl aus einem erfolgreichen Pilotversuch: einen Vergleich der Bearbeitungsqualität, der Gesamtkosten und der tatsächlichen Entlastung im laufenden Betrieb.
Quellen und Einordnung
- Deutscher Bundestag – Drucksache 21/8735 — Antwort der Bundesregierung vom 20. Oktober 2026, Bundestagsbericht 27. Oktober.
- Bundesdigitalministerium – zweite Runde Agentic AI Hub — Projektmitteilung 1. Oktober 2026, Kommunen und Pilotanwendungen.
- Bundesdigitalministerium – Ergebnisse der ersten Pilotphase — Projektmitteilung 15. Juni 2026, Zeit- und Kostenangaben.
- Deutscher Städtetag – Kommunale Pilotprojekte mit KI-Agenten — Praxisperspektive vom 8. Juli 2026.
- DigitalService des Bundes – Agentic AI Hub — Projektbeschreibung und Auswahlverfahren.
- Europäische Kommission – KI-Verordnung und Risikoklassen — Risikobasierte Regulierung.
- EUR-Lex – Verordnung (EU) 2024/1689 — EU-KI-Verordnung, insbesondere Artikel 6 und Anhang III.
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